Modul 1 Mendeskripsikan Admninistrasi Perkantoran

Modul 1

Mendeskripsikan Admninistrasi Perkantoran

1. Admministrasi berasal dari bahasa Latin, Ad dan Ministrare. Ad artinya intensif dan ministrare artinya melayani. Apa yang dimaksud Administrasi?

Jawab : Administrasi adalah usaha dan kegiatan meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara-cara penyelenggaraan pembinaan organisasi.

2. Administrasi juga memiliki unsur-unsur. Menurut The Liang Gie dalam buku “Administrasi Perkantoran Modern”, unsur Administrasi ada 8. Sebutkan 8 unsur dari Admministrasi tersebut?

Jawab : Pengorganisasian, Manajemen, Tata Hubungan, Kepegawaian, Keuangan, Perbekalan, Tata Usaha, dan Perwakilan.

3. Fungsi Administrasi ada lima, seperti fungsi analisis. Apa yang dimaksud dengan fungsi analisis? Berikan contohnya!

Jawab : Fungsi analisis yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif disertai kemampuan mengambil keputusan. Contohnya yaitu seperti membuat keputusan pembelian.

4. Fungsi Administrasi ada 5 yaitu fungsi rutin, fungsi teknis, fungsi analisis, fungsi interpersonal, dan fungsi manajerial. Apa yang dimaksud dengan fungsi manajerial?

Jawab : Fungsi manajerial yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian pengukuran dan pemotivasian.

5. Kantor merupakan suatu unit organisasi yang terdiri dari tempat personil dan operasi ketatausahaan. Tujuan kantor adalah memberikan pelayanan komunikasi dan perekaman. Kantor memiliki 5 fungsi, apakah fungsi dari kantor tersebut?

Jawab : 1. Menerima Informasi

2. Merekam Informasi

3. Mengatur Informasi

4. Memberi Informasi

5. Melindungi aset/harta

6. Didalam ruang lingkup administrasi perkantoran, ada kegiatan kantor dan sarana dan fasilitas kerja perkantoran. Kegiatan kantor terdiri dari perencanaan perkantoran, pengorganisasian perkantoran, pengarahan perkantoran, dan pengawasan perkantoran. Apa saja yang termasuk ke dalam pengawasan perkantoran?

Jawab : Pengawasan perkantoran terdiri dari penggunaan peralatan dan perabot kantor, metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor, kualitas pekerjaan kantor, dan pelayanan kantor.

7. Sarana dan fasilitas kerja perkantoran terdiri atas lokasi kantor, gedung, peralatan, interior, dan mesin-mesin kantor. Apa yang dimaksud interior?

Jawab : Interior adalah tatanan perabot/perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor seperti penenerangan, ventilasi, plafon, jendela, dan hisasan kantor.

Modul 2

Mendeskripsikan fungsi pekerjaan kantor

8. Organisasi berasal dari bahasa yunani “Organon”. Dalam bahasa latin “Organum” yang artinya alat, bagian, anggota atau badan. Apa yang dimaksud dengan organisasi?

Jawab : Organisasi adalah suatu kesatuan atas sekelompok orang yang saling bekerja sama demi mencapai tujuan bersama.

9. Organisasi selain memiliki tujuan, ada pula prinsip-prinsip organisasi. Ada 7 prinsip-prinsip organisasi. Apa saja ke 7 prinsip-prinsip organisasi tersebut?

Jawab : - Prinsip perumusan tujuan –pembagian kerja –pendelegasian kekuasaan/wewenang –tingkat pengawasan –rentang manajemen

–kesatuan perintah -koordinasi

10. Berdasarkan pola hubungan kerja serta alur wewenang dan tanggung jawabnya, bentuk organsiasi terbagi menjadi 3 macam. Yaitu organisasi garis/lini, organisasi garis&staf, dan organsisasi fungsional. Apa kelebihan dari organisasi garis/lini?

Jawab : -Kesatuan perintah lebih terjamin karena pimpinan berada pada satu tangan

-Proses pengambilan keputusan dapat berjalan lebih cepat

-Rasa kesetiakawanan antar karyawan lebih tinggi karena lebih saling kenal

11. Selain organisasi garis/lini ada juga bentuk organisasi lainnya yaitu organisasi garis&staf dan organisasi fungsional. Apa kekurangan dari organisasi garis&staf?

Jawab : -Kesetiakawanan antar karyawan sulit dibina karena luasnya organisasi dan jumlah karyawannya yang banyak sehingga karyawan tidak saling mengenal

-Koordinasi sulit dilakukan karena kompleksnya susunan organisasi.

12. Organisasi fungsional adalah organisasi ayng pimpinannya tidak mempunyai bawahan yang jelas. Apa kelebihan dari organisasi fungsional ini?

Jawab : Pembagian tugas lebih jelas, dan spesialisasi karyawan dapat dikembangkan dan dimanfaatkan semaksimal mungkin

13. Pekerjaan kantor menekankan kepada fungsi kantor yaitu menyediakan suatu pelayanan mengenai komunikasi dan warkat. Apakah fungsi dari pekerjaan kantor?

Jawab : -Memberikan pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan organisasi

-Menyediakan informasi/keterangan bagi pimpinan organisasi untuk membuat keputusan

-Membantu kelancaran perkembangan organisasi secara keseluruhan

Modul 3

Mengidentifikasi Pekerjaan Kantor

14. Jenis-jenis pekerjaan kantor sangat beragam, seperti menggandakan. Menggandakan yaitu kegiatan melipat gandakan suatu dokumen, seperti apakah contoh dari kegiatan menggandakan dokumen?

Jawab : Contoh dari kegiatan menggandakan dokumen yaitu foto copy, mencetak informasi dengan printer/risograf dalam jumlah yang banyak (lebih dari satu)

15. Bertelepon, korespondensi, chatting dan teleconference merupakan kegiatan pekerjaan kantor. Jenis pekerjaan kantor apakah yang kegiatannya seperti itu?

Jawab : Bertelepon, korespondensi, chatting dan teleconference termasuk ke dalam jenis kegiatan kantor yaitu melakukan komunikasi

16. Untuk menunjang tugas utama perusahaan maka diperlukan presentase pekerjaan. Berapakah presentase dari typing, calculating, dan telephoning?

Jawab : -Presentase pekerjaan typing yaitu sebanayk 24,6%

-Presentase pekerjaan calculating yaitu sebanyak 19,5%

-Presentase pekerjaan telephoning yaitu sebanyak 8,8%

17. Selain jenis-jenis pekerjaan kantor, ada juga hasil jasa/produk pekerjaan kantor. Seperti surat, surat adalah media komunikasi tertulis yang berisi buah pikiran/informasi yang disampaikan kepada pihak lain untuk mendapatkan tanggapan. Apa kegunaan dari surat ini?

Jawab : Kegunaan surat yaitu sebagai alat komunikasi secara tertulis, sebagai alat bukti tertulis yang sangat otentik, dapat menjadi nilai historis, dan lain-lain

18. Laporan mempunyai fungsi yaitu sebagai bahan pertanggung jawaban, alat penyampaian informasi, alat pengawasan, dan lain-lain. Apa yang dimaksud dengan laporan?

Jawab : Laporan adalah suatu bentuk penyampaian informasi, data, atau berita baik secara lisan maupun tertulis.

Modul 4

Mengidentifikasi Sarana dan Prasaran AP

19. Peralatan/perlengkapan kantor adalah alat/bahan yang digunakan untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor, sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesai lebih cepat, tepat, dan baik. Apa saja jenis-jenis peralatan/perlengkapan kantor dilihat dari bentuknya?

20. Ruang kantor terbuka adalah ruangan dimana semua kegiatan karyawan dilakukan bersama-sama dalam satu ruangan tanpa dipisahkan oleh tembok ataupun penyekat dari kayu. Apa keuntungan dari ruang kantor terbuka?

Jawab : -Mudah merubah ruangan

-Mudah dalam berkomunikasi

-Mudah dalam pengawasan

21. Penyimpanan merupakan kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung hasil pengadaan barang/bahan kantor, baik berasal dari pembelian, instansi lain, atau yang diperoleh dari bantuan. Apa tujuan dari penyimpanan barang/bahan kantor?

Jawab : -Agar barang tidak cepat rusak

-Agar tidak terjadi kehilangan barang

-Agar tersusun rapi sehingga mudah ditemukan apabila barang tersebut dicari

Modul 5
Mengidentifikasi Persyaratan Personil Administrasi Perkantoran

22. Personil kantor adalah pegawai, anak buah, awak. Apa saja yang termasuk kedalam personil kantor dan jelaskan!

Jawab : -Pegawai negeri yaitu pegawai yang bekerja pada instansi pemerintah dan digaji oleh pemerintah

-Pegawai swasta yaitu pegawai yang bekerja pada perusahaan swasta/diluar instansi pemerintah dan digaji oleh perusahaan swasta tersebut

-Pegawai tetap yaitu pegawai yang sudah diangkat resmi memiliki status pegawai dengan gaji dan tunjangan tetap, baik bekerja di instansi pemerintah maupun swasta

23. Macam-macam personil kantor ada 4 macam salah satunya yaitu Administrator atau petugas pelaksana administrasi. Apa yang dimaksud dari Administrator atau petugas pelaksana administrasi?

Jawab : Administrator atau petugas pelaksana administrasi yaitu orang yang menentukan garis-garis besar kebijakan dan tujuan yang harus dijalankan oleh kantor sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan

24. Selain Administrator atau petugas pelaksana administrasi, ada juga macam personil kantor lainnya seperti Staf atau pembantu ahli. Apa yang dimaksud staf atau pembantu ahli ini?

Jawab : Staf atau pembantu ahli yaitu para tenaga ahli yang karena kecakapan dan kemampuan dalam bidangnya, bertugas membantu administrator dan manajer dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor

25. Ada 3 tahap dalam pengadaan personil kantor. Yaitu tahap analisis jabatan, rekrutmen, dan seleksi. Apa yang dimaksud dari tahap rekrutmen?

Jawab : Rekrutmen adalah proses usaha untuk mencari dan mempengaruhi tenaga kerja agar mau melamar untuk lowongan kerja yang ada dalam suatu persuahaan atau instansi, baik instansi swasta maupun pemerintah

26. Mutasi personil kantor yaitu pemindahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan lain. Mutasi dapat dilakukan secara horizontal ataupun vertikal. Didalam cara vertikal, terbagi menjadi promosi dan demosi. Apa yang dimaksud promosi dalam memutasi personil kantor dengan cara vertikal?

Jawab : Promosi adalah pemindahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan lain yang lebih tinggi disertai dengan wewenang dan tanggung jawab yang lebih besar.

27. Macam-macam mutasi sangat beragam. Apa saja macam-macam mutasi bila ditinjau dari tempat kerja karyawan?

Jawab : -Mutasi antarurusan

-Mutasi antarseksi

-Mutasi antarbagian

-Mutasi antarbiro

-Mutasi antarinstansi

Sumber : Modul Fotocopy-an

Pokok-pokok Organisasi

28. Setiap organisasi dibentuk karena adanya suatu tujuan tertentu. Tujuan ini bukan saja harus diketahui secara pasti melainkan, juga harus dirumuskan dengan jelas dan sebaiknya secara tertulis. Apa yang dimaksud dengan tujuan organisasi?

Jawab : Tujuan organisasi adalah landasan utama bagi semua organisasi tujuan itu kelak akan merupakan pedoman terpenting dalam penetapan haluan-haluan organisasi

29. Adapun anggota organisasi yaitu tenaga staf. Apa yang dimaksud dengan tenaga staf?

Jawab : Staf ialah mereka yang membantu pimpinan organisasi, baik kedudukannya sebagai pimpinan unti lini yang lebih rendah maupun staf pembantu yang bertanggung jawab atas terlaksananya kegiatan penunjang dalam organisasi

30. Tugas dan kewajiban staf atau pejabat staf beserta unit staf yang dipimpinnya tergantung dari apa saja?

Jawab : -Maksud atau tujuan yang harus dikejar atau dicapai

-Kedudukan line executive atau line manager yang harus dibantu dan

-Wewenang lini (lini authority) yang dilimpahkan (didelegasikan) kepadanya oleh atasannya (line executive)

31. Jika dilihat dari segi perannya, maka staf dapat dibedakan atas dua golongan yaitu Advisory staf dan Service staf. Aapa tugas dari Advisory staf?

Jawab : Advisory staf bertugas memberi pertimbangan-pertimbangan kepada pimpinan kantor

32. Pemberian pertimbangan yang matang kepada pimpinan dilakukan dengan mengadakan proses kegiatan-kegiatan pendahuluan. Apa saja proses kegiatan-kegiatan pendahuluan itu?

Jawab : -Penelitian

-Analisis fakta-fakta dan informasi lainnya

-Interpretasi/evaluasi

-Membuat kesimpulan

-Merumuskan saran pertimbangan

33. Pada hakekatnya sebelum saran diajukan staf kepada pimpinan kantor, saran-saran tersebut perlu analisa. Saran staf yang baik adalah saran yang memenuhi persyaratan-persyaratan. Apa saja saran yang memenuhi persyaratan-persyaratan?

Jawab : -Lebih dari satu alternatif yang diajukan pimpinan kantor

-Setiap alternatif disertai dengan penjelasan yang lengkap, tepat jelas tetapi singkat

-Aksentuasi (penekanannya) yang jelas mengenai hasil perkiraan staf mengenai alternatif yang dipandang terbaik

-Staf harus membuktikan bahwa staf telah bekerja atas prinsip “completed staf work” yang berarti pimpinan tidak perlu lagi meminta keterangan tambahan atau menanyakan sesuatu kepada staf yang memerlukan penelahaan

34. Hubungan pimpinan kantor dan staf, hubungan adalah proses pengalihan (transfer) sesuatu dari satu orang atau unit lain kepada unit lainnya. Apa saja macam-macam jenis dari hubungan antara pimpinan dengan staf?

Jawab : -Perintah tertulis

-Laporan

-Hubungan pimpinan dan nasehat

-Rapat atau konferensi

-Memberi bimbingan dan nasehat

35. Wewenang (Authority) adalah alat untuk melakukan suatu perbuatan atau tindakan. Wewenang dibagai menjadi 3, yaitu wewenang garis, wewenang staf, dan wewenang fungsional. Apa yang dimaksud dari wewenang fungsional?

Jawab : Wewenang fungsional yaitu kekuasaan seorang manajer yang berhubungan dengan pelaksanaan kegiatan pegawai sesuai dengan bagian tertentu

36. Wewenang dapat didelegasikan dari suatu pihak kepada pihak lain. namun tentu saja tidak semua wewenang dapat didelegasikan. Sifat pendelegasian harus disesuaikan dengan fungsi, kemampuan, dan ruang lingkup tingkatannya. Apa yang dimaksud dengan pendelegasian wewenang?

Jawab : Pendelegasian wewenang adalah memberikan wewenang kepada seseorang untuk melaksanakan tugas-tugas atau nama pihak yang memberikan/mendelegasikan wewenang tersebut

37. Pendelegasian wewenang merupakan proses dalam pembagian pekerjaan antara atasan dan bawahan yang masing-masing mempunyai tugas dan wewenangnya. Apa saja sumber-sumber wewenang?

Jawab : -Teori wewenang formal (Formal authority theory)

-Teori penerimaan wewenang (Acceptance authority theory)

-Wewenang karena situasi (Authority of the situation)

-Wewenang posisi (Position authority)

-Wewenang teknis/wewenang computer (Technical authority/computer authority)

-Wewenang hukum (Yuridis Authority)

38. Ada sepuluh macam wewenang yang harus diketahui. Apa saja ke sepuluh macam wewenang tersebut?

Jawab : -Wewenang Program

-Wewenang Organisasi

-Wewenang Personalia

-Wewenang Anggaran

-Wewenang Motivasi

-Wewenang Perencanaan

-Wewenang Pengawasan

-Wewenang Perintah

-Wewenang Kebijaksanaan

-Wewenang Pengambilan keputusan

39. Apa yang dimaksud dengan Wewenang anggaran atau Budgeting authority?

Jawab : Wewenang anggaran yaitu wewenang yang berhubungan dengan keuangan, dengan menyusun sebuah rencana anggaran biaya dalam usaha untuk mencapai tujuan organisasi

40. Tanggung jawab timbul karena adanya hubungan antara atasan dan bawahan yang melaksanakan sebagian dari tugas orang lain. Tanggung jawab tercipta karena adanya penerimaan wewenang. Tanggung jawab harus sama besarnya dengan wewenang yang dimiliki. Apa saja macam-macam tanggung jawab?

Jawab : -Tanggung jawab kepada Tuhannya

-Tanggung jawab terhadap Masyarakat/Negara

-Tanggung jawab terhadap Politik

-Tanggung jawab terhadap Hukum

-Tanggung jawab terhadap Jabatan

-Tanggung jawab terhadap Lembaga

-Tanggung jawab terhadap

BAGIAN-BAGIAN SURAT

1. Kepala Surat

Pada umumnya, organisasi badan hukum, dan perusahaan mempunyai kertas kop surat yang tercetak logo dan nama perusahaan lengkap. Dengan demikian, dalam menyusun surat, mereka dapat langsung menulis alamat, isi surat dan kaki surat. Seperti yang erlihat pada rangkaian surat, kepala surat memuat nama badan/organisasi atau perusahaan, alamat lengkap, nomor telpon, nomor teleks, faksimili, tromol pos, kotak pos, alamat kawat, nama kantor cabang, nama bankir perusahaan, jenis aktivitas ataupun bidang usaha dan lambang atau logo.

Kepala surat bisnis, surat jabatan, atau dinas, umumnya dicetak dibagian tengah atas lembar kertas surat. Meski demikian, tidak ada salahnya jika kepala surat jabatan atau dinas dicetak di sebelah kiri atas, sesuai dengan keinginan artistik perusahaan.

Fungsi Kepala Surat (Kop Surat) yaitu :

a. Sebagai alat pengenal (Identitas),

b. Sebagai alat Informasi,

c. Sebagai iklan, pasa perusahaan-perusahaan tertentu.

2. Tanggal Surat

Setiap membuat surat sebaiknya selalu diberi tanggal, gunanya untuk mempermudah petunjuk waktu membalas surat dan mempermudah pengingatan kembali serta mengagendakan surat atau isi penerima surat. Penulisan tanggal pada surat tidak semata-mata hanya mencantumkan lambing atau angka tanggalnya saja, akan tetapi harus dirangkaikan secara lengkap bulan dan tahunnya. Pada akhir penulisan tanggal sesudah selesai mengetik angka tahun tidak perlu diberi tanda titik.

Fungsi Tanggal Surat yaitu:

a. Referensi,

b. Alat pemberi informasi tentang waktu,

c. Tanda waktu iklan yang dikeluarkan oleh kantor atau perusahaan.

Contoh:

Benar Salah

21 Maret 2010 21 Maret, 2010

15 Juni 2009 15-Juni 2009

8 Agustus 1945 8-08-45

3. Nomor Surat

Setiap surat resmi baik surat dinas pemerintahan maupun swasta, biasanya dilengkapi dengan kode nomor. Kita kenal ada beberapa bentuk penyusunan kode nomor surat. Ada yang menyusun berdasarkan pokok persoalan dengan lambing berupa bilangan atau dengan huruf, ada pula yang menyusun berdasarkan bulan, dan ada yang menyusun berdasarkan inisial dan instansi atau perusahaan yang bersangkutan.

Fungsi Nomor Surat yaitu :

a. Alat petunjuk bagi petugas filing, administrasi dan kearsipan,

b. Alat pengukuran kegiatan kantor yang berhubungan dengan surat pada suatu periode tertentu,

c. Sebagai referensi dan petubjuk unit asal surat.

4. Lampiran

Lampiran pada surat-surat “Dinas Pemerintah” dicetak serangkai dengan nomor, lampiran dan perihal atas bgian alamat. Lain halnya pada surat niaga, lampiran diletakan sesudah nama dan jabatan penandatangan surat. Untuk surat resmi dinas pemerintah cukup disebutkan berapa lembar yang diikut sertakan dalam surat tersebut. Sedangkan untuk surat-surat niaga pada umumnya semua yang dilampikan disebutkan satu persatu sebagaimana yang akan dikirim.

Lampiran berfungsi sebagai petunjuk tentang dokumen yang harus disertakan bersama surat yang bersangkutan.

5. Hal atau Perihal

Hal atau perihal merupakan kesimulan pkok dan isi surat. Dalam meletakan posisi atau kedudukan perihal atau hal pada surat, hal ini dipengaruhi oleh bentuk surat itu sendiri sehubungan posisi letaknya.

Fungsi Hal sebagai pemberi informasi oleh siapa surat tersebut dibuat atau diketik, ataupun dikonsep dan untuk memudahkan pemeriksaan kembali apabila terjdi kekeliruan.

6. Alamat Dalam

Alamat surat terdiri dari alamat luar untuk sampulnya dan alamat dalam surat itu sendiri. Penulisan alamat tersebut harus lengkap dan jelas. Bentuk penyusunan pada pengetikannya di dalam alamat surat dipengaruhi pula oleh bentuk surat itu sendiri dan begitu pula pada sampulnya serta penggolongan surat.

Alamat dalam berfungsi sebagai :

a. Sebagai petunjuk bagi petugas filing, administrasi dan kearsipan

b. Sebagai petunjuk alamat luar pada amplop.

7. Salam Pembuka

Salam Pembuka berfungsi sebagai salam penghormatan dan pertanda bahwa pembicaraan pada isi surat akan dimulai. Dalam surat berbangsa indonesia, kata-kata yang dipakai sebagai salam pembuka umumnya berbunyi :

§ Dengan hormat,

§ Assalamu’alaikum Wr. Wb.,

§ Salam bahagia,

§ Sahabatku yang terbaik,

§ Tuan/Tuan-tuan yang terhormat,

§ Dan sebagainya.

8. Pembukaan Surat

Pembuka Surat berfungsi sebagai pengantar pada isi surat. Tujuannya agar si penerima mengetahui alasan surat tersebut. Mskipun kelihatannya mudah, namun masih banyak yang salah menggunakan kalimat pembuka.

Contoh-contoh bentuk kalimat pembuka surat :

Dengan surat ini kami. . . .

Membalas surat Saudara tanggal . . .. No. . . dengan ini kami. . . .

9. Isi Surat

Isi Surat merupakan uraian tentang maksud pembuatan surat atau Perihal atau Hal. Isi surat adalah masalah pokok yang hendak dikemukakan oleh si pembuat surat. Isi surat harus ditulis dengan jelas, tidak bertele-tele, dan harus sama dengan apa yang dinyatakan dalam perihal atau Hal. Bila pokok pikiran yang hendak dikemukakan ada dua atau lebih, sebaiknya masing-masing pokok pikiran tersebut dituliskan dengan alinea tersendiri.

10. Penutup Surat

Penutup surat merupakan kesimpulan yang berfungsi sebagai kunci isi surat. Umumnya berisi ucapan terima kasih terhadap semua hal yang dikemukakan dalam isi surat hendaknya penutup isi surat ditulis secara singkat dan jelas.

Contoh :

Atas perhatian dan bantuan Bapa, kami ucapkan terima kasih.

11. Salam Penutup

Salam penutup berfungsi sebagai tanda bahwa pembicaraan telah selesai dan surat siap untuk ditanda tangani. Disamping itu, salam penutup juga berfungsi sebagai salam basa-basi atau penghormatan.

Contoh :

☺ Wassalam

☺ Salam Kami

☺ Teriring salam dan doa

☺ Hormat kami,

12. Nama Instansi

Bentuk dan penyusunan dan pengetikan nama perusahaan atau instansi disesuaikan dengan bentuk surat yang digunakan dan diketik dengan huruf Kapital.

Contoh:

Hormat kami,

PT SUMBER REJEKI

13. Tanda Tangan

Tanda tangan berfungsi menyatakan identitas penanggung jawab surat dan sebagai petunjuk bahwa surat itu bersifat resmi dan siap dikirimkan karena sudah ditanda tangani.

Contoh :

Hormat kami,

PT.MAESTRO BHAKTI

Tanda tangan

Wahyudi

Direktur

14. Nama yang menandatangani

Nama yang bertanggu jawab terhadap surat tersebut maka hendaknya dicantumkan dengan jelas pada awal kalimat tersebut huruf capital dan akhir nama tidak diberi titik kecuali singkatan nama atau jabatan.

15. Jabatan

Nama Jabatan perlu dicantumkan agar mengetahui siapa yang mengirim surat tersebut dan siapa yang berhak atas surat yang dibutuhkan.

Contoh:

Herman Sanjoyo

Direktur Utama

16. Tembusan

Tembusan atau tindasan dibuat apabila surat itu ditunjukan kepada pihak lain yang berhubungan atau berkepentingan dengan isi surat, pembuat surat cukup menyebutkan berapa tembusan yang diikutsertakan dalam surat.

Contoh:

Tembusan

Departemen Agama

Wali Kota

Direktur Jendral

17. Inisial

Dengan adanya inisial akan lbih mudah kita mengetahui siapa pengetik dan penandatangan surat tersebut.

Contoh :

Bila surat tersebut diketik oleh Yuhana Arisandi (Inisial YA) dan ditandatangani oleh Felix Tampubolon (FT) maka penulisan Inisial dalam surat adalah YA/FT.

Dalam surat resmi dinas pemerintahan, penulisan inisial tidak diperlukan. Surat tersebut cukup diparaf oleh pengonsep surat pada konsepnya saja, sedangkan bentuk asli dan tindasannya tidak perlu diparaf.

Soal Latihan

Pilihan Ganda

Di bawah ini adalah fungsi kop surat (kepala surat), kecuali….

Sebagai alat pengenal

Sebagai alat informasi

Sebagai iklan pada perusahaan tertentu

Sebagai lampiran

Alat pemberi informasi tentang waktu, termasuk salah satu fungsi….

Kop surat

Tanggal surat

Nomor surat

Lampiran

Dibawah ini termasuk kata-kata salam pembuka, kecuali….

Dengan hormat,

Assalamualaikum, wr. wb.

Salam bahagia,

Hai, apa kabar,

Dibawah ini yang bukan termasuk kalimat pembuka adalah….

Dengan ini kami beritahukan bahwa,

Dengan ini kami minta tuan,

Bersama surat ini saya nyatakan,

Bersama ini kami sampaikan kepada saudara,

Dibawah ini fungsi surat adalah….

Sebagai pengurai materi pokok dan subjek lainnya

Sebagai tanda pembicaraan selesai

Sebagai referensi

Sebagai tanda pembicara dalam surat akan dimulai

Dibawah ini beberapa contoh kalimat penutup, kecuali….

Atas perhatian saudara kami ucapkan banyak terima kasih.

Kami menunggu kabar dari Tuan. Terima kasih.

Sambil menunggu balasan Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Demikinlah agar maklum hendaknya.

Petunjuk bagi penerima surat termasuk fungsi….

Alamat surat

Isi surat

Tembusan

Perihal

Dibawah ini contoh dari tanggal surat yang benar adalah….

21 November, 2008

12 – Juni 2008

8 Agustus 2008

8-08-08

Masalah pokok yang hendak dikemukakan oleh si pembuat surat disebut….

Kalimat pembuka

Isi surat

Kalimat penutup

Singkatan (inisial)

Beberapa fungsi perihal dibawah ini kecuali….

Sebagai referensi

Sebagai petunjuk alamat luar pada amplop

Sebagai petunjuk tentang intisari dari isi surat

Sebagai petunjuk bagi petugas filing, administrasi dan kearsipan

Essay

Sebutkan beberapa fungsi surat ?

Jawab: Sebagai wakil dari penulis dan pengirimnya, sebagai urusan organisasi atau instansi yang bersangkutan, sebaModul 1